Как провести идеальную бизнес-конференцию: шаг за шагом

Лучший помощник в любых вопросах - ChatGPT. Последняя модель, на русском и в Телеграм! 5000 токенов бесплатно 🙂 →

Содержание

Что происходит до трансляции
Основные характеристики системы
Расписание конференций и совещаний Организации Объединенных Наций
Call for papers: как происходит регистрация на конференции и подача заявки
# Вкладка «Регистрация»
«До», «во время» и «после» онлайн-конференции
Особенности организации конференции
Как забронировать конференционные помещения через портал gMeets (портал «одного окна»)
Письменный перевод выступлений, осуществляемых на официальных языках
Организация конференций
Спонсоры и партнеры
# Вкладка «Раскладка»
Устный перевод
Ближайшие выставки

Что происходит до трансляции

Три года назад, когда я пришёл в компанию, я думал, что в организации конференций нет ничего сложного — берёшь Microsoft Excel, указываешь там доклады и проводишь:

Скриншот: личный архив Николая Молчанова

На самом деле всё куда сложнее. Вот схема, которая упрощённо описывает процесс создания конференции:

Изображение: личный архив Николая Молчанова

Мы кратко поговорим о блоках, которые соединяются, чтобы доклад стал трансляцией или выступлением в офлайне.

Вот как выглядит весь процесс:

спикер подаёт заявку;
она попадает в специальную SRM‑систему (Speaker Relationship Management);
её оценивает программный комитет конференции;
спикер тренируется;
описание доклада попадает на сайт конференции;
из докладов формируется программа конференции;
спикер выступает с докладом.

Основные характеристики системы

Возможность организации нескольких независимых конференций

Интеллектуальный арбитраж

До 1024 участников конференции

Администрирование и отображение хода конференции по сети TCP / IP с неограниченного количества АРМов участников конференции

Автоматическое выравнивание уровня громкости различных участников и поддержки качества звука различных участников

Автоматическое определение и подавление трансляции в конференцию сигналов DTMF от участников конференции

Механизм адаптации системы под пользовательскую языковую среду

Бизнес-схемы позволяют программно настраивать режим работы системы под её конкретное применение. Наиболее часто используемые бизнес-схемы:

Циркулярное совещание — применяется при необходимости довести сообщение до большого числа сотрудников, при этом голосовой ответ от участника не требуется. В схеме присутствует один абонент, включённый в режиме «говорит». Все остальные участники находятся в режиме «слушает».

Селекторное совещание — используется при одновременном присутствии в режиме «говорит» ведущего и докладчика. Данный алгоритм применяется для донесения до большого количества абонентов каких-либо сведений или задач, и прослушивания отчёта или мнения о выполненных ранее.

Общая конференция — используется, если на повестке дня стоит вопрос, требующий бурного обсуждения или в конференции принимает участие небольшое количество абонентов. Абоненты подключены в режиме «говорит».

Открытая конференция — решение об участии принимается абонентом самостоятельно. Предварительно всем абонентам отправляется уведомление.

Планирование конференций позволяет производить автоматический сбор конференций в заранее определенные дни и время.

Предварительная подготовка состава участников, в зависимости от темы или руководителя конференции

Индивидуальные параметры соединения для каждого участника

Ограничение числа участников полнодуплексном режиме.

Выдача вызываемому абоненту автоинформации о подключении его к конференции

Установка очередности при подключении к конференции

Установка ограничения одновременно вызываемых абонентов

Вхождение в уже ведущуюся конференцию зарегистрированного участника с телефонного аппарата

Идентификация абонента, при вхождении в конференцию, индивидуальным PIN-кодом

Режим свободного входа в конференцию

На время ожидания начала конференции, подача абонентам автоинформации или музыкальной заставки

Запуск процесса сбора конференции с телефонного аппарата

Администрирование конференции с удаленного рабочего места через компьютерную сеть

Оперативная корректировка состава участников

Централизованное (администратором ведущим) или децентрализованное (самими абонентами)

управление режимом участника

Позволяет участнику с равным или более высоким приоритетом перебивать (прерывать трансляцию речи в конференцию) выступающих участников с меньшим или равным приоритетом

Управление перебоем осуществляется голосом (Voice Activity Detection) или DTMF-кодом

До 255 уровней приоритетов. Автоматическое восстановления состояний участников после окончания перебоя

Единовременное отображение состояний участников конференции на всех АРМах пользователей

Индикация активности говорящих

Во время работы конференции на всех АРМах участников конференции выводится имя, телефонный номер абонента и, в виде значков, информация о состоянии каждого участника конференции

Объединение локальных систем предприятий в распределенную корпоративную систему с возможностью единого управления.

Протокол проведенных конференций

Регистрация всех событий, возникших в ходе конференции, от ее начала до завершения, включительно

Цифровая запись конференции

Хранение записи переговоров в течении необходимого времени

Воспроизведение записанных переговоров

Вывод отчета о проведенных конференциях на экран или принтер

Автоматизированная система оповещения абонентов телефонной сети

Интерактивная голосовая платформа (IVR)

Расписание конференций и совещаний Организации Объединенных Наций

В связи с переходом на годовой бюджетный цикл двухгодичное расписание конференций и совещаний Организации Объединенных Наций начиная с семьдесят четвертой сессии Генеральной Ассамблеи также было переведено на годичный цикл (см. резолюцию 74/252 Ассамблеи). Расписание конференций и совещаний в экономической, социальной и смежных областях на следующий двухгодичный период (расписание Экономического и Социального Совета) составлялось в нечетные годы. Последняя версия расписания была подготовлена на двухгодичный период 2020–2021 годов.

Годовое расписание рассматривается Комитетом по конференциям, который направляет его на утверждение Генеральной Ассамблее. Расписание Экономического и Социального Совета рассматривается и обсуждается Советом. Это годовое расписание обновляется и публикуется в четные годы.

В расписании содержится подробная информация о конференциях и совещаниях, для которых имеются мандаты директивных органов и бюджетные ассигнования (права на обслуживание). В нем также содержится отдельный раздел, включающий подробную информацию о конференциях и совещаниях главных органов специализированных учреждений, Международного агентства по атомной энергии и договорных органов, учрежденных под эгидой Организации Объединенных Наций.

Ежедневная программа заседаний с указанием места их проведения выводится на электронные дисплеи у залов заседаний.

Помимо проведения заседаний, предусмотренных в официальном расписании конференций, залы заседаний и ресурсы также необходимы для проведения неофициальных консультаций во время официальных совещаний, брифингов и совещаний групп государств-членов, а также для встреч и мероприятий, проводимых постоянными представительствами или представительствами наблюдателей при Организации Объединенных Наций или структурами системы Организации Объединенных Наций. Программа всех этих заседаний и мероприятий составляется сотрудниками Секции организационного обеспечения заседаний.

Call for papers: как происходит регистрация на конференции и подача заявки

Раньше на сайте каждой нашей конференции был свой CFP (call for papers, приём заявок). Теперь мы стараемся унифицировать интерфейсы, чтобы у всех был единый опыт. Подача заявки выглядит так:

Скриншот: личный архив Николая Молчанова

Так как мы поддерживаем систему авторизации SSO (single sign‑on), то часть полей можем заполнить за спикера.

После подачи заявка попадает в систему SRM. Там у спикера есть личный кабинет (ЛК), где он видит все свои текущие и прошлые заявки. Это выглядит так (на моём примере):

Скриншот: личный архив Николая Молчанова

В феврале мы столкнулись с вынужденным импортозамещением: пришлось мигрировать с CMS Contentful на внутреннюю систему. Мы импортировали туда контент по 145 конференциям, 3605 активностям и 2207 участникам.

Личный кабинет спикера — это ERP‑система, где он может править свою биографию, описания докладов, подгружать презентации, менять фото. Программный комитет конференции, координаторы и редакторы также могут корректировать эту информацию и публиковать её на сайте.

Для наших «онлайново-офлайновых» времён очень важны формат выступления (офлайн, онлайн удалённо или из нашей студии), поездки, локации для эфирной команды и прочее.

Скриншот: личный архив Николая Молчанова

# Вкладка «Регистрация»

Эта вкладка доступна только при выборе публичного типа запланированной конференции.

На вкладке Регистрация можно настроить обязательную регистрацию гостей для участия в вашей конференции. Для этого:

Отметьте флажок Включить регистрацию в конференции.
Укажите параметры регистрации: период доступа к ней, автоматическое завершение после достижения максимально возможного числа участников, возможность подключения авторизованным на сервере пользователям.
Задайте поля формы регистрации. Для этого нажмите на кнопку Настроить в самом низу раздела Настройка формы регистрации. В появившемся окне вы можете выбрать поля формы из предложенных, либо же добавить свои.

Настроить поля формы регистрации можно только при создании конференции. Во время редактирования этот функционал не будет доступен.

«До», «во время» и «после» онлайн-конференции

Онлайн-конференция не начинается с момента выхода в эфир и не заканчивается последним словом дискуссии. Подготовка к нему занимает гораздо больше времени, и доступ должен быть предоставлен также после окончания сеанса.

Очень важно будет заранее подготовить четкий график фотосъемок и быстрого распространения постконференционных материалов. Благодаря этому вся встреча может быть записана и отправлена на веб-сайт организатора для использования в будущем

Она будет доступной для людей, которые зарегистрировались позже.

Предоставьте участникам возможность оценить мероприятие и подать заявки спонсорам и экспонентам, соблюдая принципы конфиденциальности. Оцените, какие решения стоит использовать в последующих реализациях, что следует улучшить, каковы сильные и слабые стороны онлайн-конференции. Исходя из этого, подумайте, стоит ли проводить следующую встречу такого типа онлайн или, возможно, следует выбрать гибридный вариант.

Хорошо спланированная и разработанная виртуальная встреча создаст эффективные условия для обучения, увлечет и подарит незабываемые впечатления ее участникам. Она откроет новые образовательные пути, сплотит команду не хуже, чем классические мероприятия.

Как организовать вебинар, прямой эфир или онлайн конференцию. ТОП 5 лучших сервисов для видео-связи в 2020 году. Отличные возможности для небольших мероприятий.

Особенности организации конференции

Эффективность работы конференции во многом зависит от грамотной организации. Успешно подготовить конференцию нелегко, потому что такие выставочные кампании, в основном имеют крупный формат – количество экспонентов может достигать сотни и больше человек, а время исполнения – три дня. Для получения результата на мероприятии необходимо правильно выбрать и обозначить тему.

Чем актуальнее тематика, тем больше интереса она вызовет у экспонентов. Если конференции уже раньше имели похожую тематику, то надо провести анализ и оценить итоги их исполнения. Участники конференции, несомненно, проявят активность на выставке, если там будут проводиться дискуссии.

Определяя помещение для реализации деловой выставки, нужно обратить внимание на число приглашенных участников с учетом присутствия на конференции представителей СМИ или незваных посетителей. Заключая сделку на аренду павильона, нужно заранее посмотреть, как работает техника, и также, желательно, чтобы недалеко от проведения экспозиции находился отель или гостиница.. Время исполнения конференции лучше определить такое, чтобы выбранная тема была актуальной.

Время исполнения конференции лучше определить такое, чтобы выбранная тема была актуальной.

Как забронировать конференционные помещения через портал gMeets (портал «одного окна»)

Всем уполномоченным инстанциям (включая постоянные представительства), желающим забронировать конференционные помещения и заказать обслуживание заседаний, следует подавать заявки через портал gMeets.

Портал gMeets представляет собой единый центр для подачи заявок на обслуживание заседаний в Центральных учреждениях Организации Объединенных Наций. Благодаря удобному для самостоятельного использования интерфейсу клиенты теперь имеют возможность выбрать необходимое им из целого ряда услуг по обслуживанию заседаний, включая распределение залов заседаний, обеспечение устного перевода, подготовку табличек с названиями стран/именами и фамилиями для размещения в зале заседаний и для президиума, а также конфигурацию залов, опубликование материалов в «Журнале Организации Объединенных Наций», аудиовизуальные услуги, услуги веб-трансляции и предоставление доступа и услуг, связанных с обеспечением безопасности и арендой технического оборудования.

Для содействия принятию обоснованных решений клиентам предоставляется информация об услугах по обслуживанию заседаний, а также об их стоимости. Данный инструмент упрощает и облегчает координацию с поставщиками услуг и между ними, с тем чтобы Секретариат мог более эффективно обрабатывать заявки на обслуживание заседаний. Портал работает на английском и французском языках.

Для доступа к порталу gMeets (портал «одного окна»):

войдите на сайт https://conferences.unite.un.org/gMeets;
введите ваше имя пользователя и пароль для портала gMeets;
начните процесс создания новой заявки на конференционные помещения и обслуживание заседаний на вкладке “New Request” («Новая заявка»);
выполните три простых шага: предоставление основной информации, выбор необходимых услуг и проверка и отправка заявки.

Отслеживайте ход выполнения заявок в разделе “All My Requests” («Все мои заявки»).

Вопросы и замечания просьба направлять по электронной почте.

Все обязательные поля, в том числе поля ответов на проверочные вопросы, должны быть заполнены. Заявки проверяются и подтверждаются Секцией организационного обеспечения заседаний. Клиенты, подавшие заявки, могут отслеживать ход их выполнения в разделе “All My Requests” данного портала. За дополнительной информацией просьба обращаться в Секцию организационного обеспечения заседаний (тел. +1-212-9637351 или +1-212-963-8114, электронная почта).

Письменный перевод выступлений, осуществляемых на официальных языках

Предоставляя письменный перевод своих выступлений, делегации должны сделать на первой странице текста пометку о том, будет ли он зачитан без изменений (read out verbatim) или же его необходимо сверять с фактическим выступлением (check against delivery). Если такие тексты представляются сразу на нескольких официальных языках, делегации должны четко указать, какой из них следует считать официальным.

Пометка «Зачитывается без изменений». Устные переводчики следуют за письменным переводом. Поэтому маловероятно, что допущенные оратором отступления от текста, включая пропуски и добавления, будут отражены в устном переводе.

Пометка «Сверять с выступлением». Устные переводчики следуют за оратором, а не за письменным переводом. Делегации должны сознавать, что если оратор отходит от текста, то устный перевод, который услышит аудитория, не обязательно будет соответствовать переведенному тексту, который они могли распространить среди участников заседания и представителей прессы.

Микрофон. Микрофон включается только тогда, когда члену делегации предоставляется слово и он нажимает на соответствующую кнопку. Для обеспечения как можно более высокого качества звукозаписи и устного перевода выступления представителям следует говорить внятно и прямо в микрофон, особенно когда они приводят цифры, цитаты или узкоспециальные термины или же когда они зачитывают заранее подготовленный текст. Следует избегать постукивания по микрофону для проверки его рабочего состояния, шелеста страниц при их переворачивании и разговоров по сотовому телефону.

Организация конференций

В чем заключается организация конференций?

В нестабильном мире все становится шатким и ненадежным. Экономические войны сменяют геополитические баталии, ценности вчерашних идеологических империй превратились в конкуренцию на рынках товаров и услуг. Борьба за рынок сбыта стала самой насущной проблемой всех слоев общества и в любом секторе экономики. Внедрить новые инструменты, позволяющие продвигать товар на новые рынки в этих жестких условиях, получается далеко не у всех, и деловые конференции подчас тоже бессильны. Усилия многих компании на сегодняшний день направлены на сохранение достигнутых ранее позиций и возможность стабилизировать положение.

Оптимальным решением для современных проблем бизнеса является участие в специализированных и смежных выставках разного уровня. Определить целесообразность своего участия, в мероприятиях такого рода многие предприятия не в состоянии, из-за отсутствия полной и достоверной информации, особенно когда организация участия в международных выставках ложится на их собственные плечи.
Компания «ПРОФИЭКСПО», осуществляющая пресс-конференции, а также проведение конференций, имея десятилетний опыт работы в выставочной отрасли и обладая необходимым опытом, набором инструментов, квалифицированным персоналом может организовать оптимальное участие заказчика в любом выставочных мероприятии мирового масштаба.

За годы деятельности компания покорила всемирные выставки для сотен компаний участников на всех пяти континентах, ведь комплексная организация конференций всегда имеет свой успех. Кроме того одним из самых больших активов предприятия Профиэкспо является приобретение надежных партнеров более чем в 70-ти странах.
Всемирные выставки — это мероприятия, которые требуют не только представительства участников на арендуемых площадях и конференц зал. Каждого участника призывают использовать все свои ресурсы и фантазию обеспечивающие достойный имидж престижного события. Удовлетворить же претензии от устроителей, организации, претендующие на участие не всегда в состоянии. Им зачастую не хватает опыта и персонала способного воплотить в жизнь презентацию своей фирмы всемирного масштаба.

Именно поэтому крупные организации обращаются к услугам компании «ПРОФИЭКСПО». Предоставляя полный спектр услуг по организации участия в международных мероприятиях, компания подходит к этому вопросу не как банальный посредник, а как организация, отвечающая за решение всего комплекса задач для достижения наивысшего результата своими клиентами.
Одним из значимых ресурсов предприятия является наличие оперативной и достоверной информации обо всех значимых событиях в выставочной сфере, международные конференции также не должны ускользать из их поля зрения. Благодаря этому и ориентируясь в специфике работы клиента, компания готова предоставить планы зарубежных выставок в соответствии с профилем заказчика и его предпочтениями о регионе проведения.

Проведение конференций и деловых выступлений предполагает, что предприятие – участник проведет работы связанные с бронированием вставочных площадей, транспортировкой грузов, предназначенных в качестве выставочных образцов, размещение персонала в отелях и пр., но далеко не все готовы на такой объем дополнительной занятости и отвлечения своего административного ресурса от выполнения задач, связанных с основной деятельностью.

Просчитав все за и против, потенциальные клиенты понимают экономическую выгоду, которую сулит обращение в компанию, предлагающую полный спектр услуг для предприятий по участию и посещению международных выставок, семинаров, конференций ,симпозиумов, проводимых за рубежом.
Организовывая международные выставочные мероприятия для отечественных клиентов, компания «ПРОФИЭКСПО» берет на себя выбор и бронирование оптимальных площадей, публикацию информации, в выставочных изданиях, транспортировку выставочных экспонатов, размещение в гостиницах сопровождающего персонала, подготовку необходимых визовых документов, оформление проездных документов, предоставление квалифицированных переводчиков, трансферные услуги и организацию развлекательной программы и экскурсий, деловые конференции тоже внимательно отслеживаются.

Спонсоры и партнеры

Они незаменимы при организации мероприятия. Сотрудничайте и привлекайте их на ранних этапах планирования онлайн-конференции. Подготовьте свое портфолио, в котором покажете свои предыдущие проекты: вебинары, мероприятия и онлайн-конференции.

Помните, что с переходом формулы на Интернет меняются потребности партнеров и возможности их реализации. Поэтому проинформируйте спонсоров, как они будут технически представлены на платформе, спросите об их ожиданиях и обсудите вопрос инвестиций.

Вы можете размещать их рекламу, например логотипы, на экране входа в систему и на своем собственном веб-сайте, а также на самой. Во время конференции стоит предоставить цифровой портфель с информационными материалами и спонсорскими ресурсами.

# Вкладка «Раскладка»

На данной вкладке вы можете выбрать раскладку по умолчанию для всех участников конференции или для каждого по отдельности, а также для SIP/H.323/WebRTC подключений.

Редактирование раскладки недоступно для режима видеоурока.

Подробнее о типах видеоокон в раскладках и особенностях их использования читайте в руководстве пользователя TrueConf Server.

Настройте раскладку:

Укажите к кому будет применяться раскладка. В любой момент вы можете изменить и\или добавить типы подключенных устройств, к которым будет применяться раскладка.
Укажите тип раскладки. При желании вы можете создать несколько раскладок разных типов для быстрого переключения между ними.
Выберите количество участников;
Если необходимо, закрепите отдельное видеоокно для демонстрации контента.
Укажите участника для каждого видеоокна или нажмите Заполнить раскладку автоматически (при этом вы можете менять мышью порядок видеоокон). Вы можете использовать полноэкранный режим для удобной настройки раскладки. Также вы можете в любой момент очистить раскладку.
При необходимости настройте чередование пользователей в раскладке.
Выберите расположение имени пользователя (вверху или внизу видеоокна).
При необходимости отметьте флажок Запретить пользователям менять раскладку.

Расположение видеоокон для всех участников, которые должны попасть в раскладку (все для режима «все на экране» и докладчики для управляемого селектора) по умолчанию определяется случайным образом. В автоселекторе видеоокно предоставляется активноговорящему участнику.

Устный перевод

Выступления на любом из шести официальных языков Организации Объединенных Наций на заседаниях, обеспечиваемых устным переводом, устно переводятся на остальные официальные языки

В целях обеспечения качественного устного перевода зачитываемых выступлений чрезвычайно важно, чтобы делегации передавали устным переводчикам через сотрудника по обслуживанию заседаний в зале заседаний тексты своих выступлений. Просьба к ораторам выступать в таком темпе, чтобы устный переводчик физически успевал их переводить

Хотя делегациям всё чаще устанавливается определенный регламент для их выступлений, убедительная просьба говорить в нормальном темпе, чтобы устные переводчики могли точно и полностью переводить их выступления. Высокий темп речи оратора, стремящегося уложиться в отведенное время, может негативно сказаться на качестве устного перевода. Делегатам предлагается выдерживать скорость своего выступления в пределах 100–120 слов в минуту для выступлений на английском языке.

Помимо официальных языков, ораторы могут также выступать на любом другом язы-ке. В таких случаях в соответствии с правилом 53 правил процедуры Генеральной Ас-самблеи соответствующая делегация должна предоставить устного переводчика для перевода с неофициального языка на официальный. В исключительных случаях могут быть запрошены средства и помещения для обеспечения двунаправленного перевода для глав государств и правительств. Однако возможности для размещения таких уст-ных переводчиков, осуществляющих перевод с неофициального языка, будут ограни-чены. Делегациям, желающим предоставить своих собственных устных переводчиков для перевода с неофициального языка, необходимо заблаговременно сообщить об этом Секции организационного обеспечения заседаний Департамента по делам Гене-ральной Ассамблеи и конференционному управлению по электронной почте ([email protected]) с копией на электронную почту Службы устного перевода ([email protected]), Службы протокола и связи ([email protected]) и Секции вещательной и конференционной поддержки ([email protected]). Секция организационно-го обеспечения заседаний предоставит дальнейшие инструкции.